VdLC
aanbestedingscursussen
voor aanbestedende diensten en bedrijven

Categorie: Columns

Kijk uit met bellen!

Bij een aanbesteding van de gemeente Waalhoeke ontstaat onenigheid over een tevredenheidsverklaring. In de rechtszaak blijkt dat een inschrijver (FAB) opnames maakt van een telefoongesprek: Ik lees: “FAB heeft een opname van een telefoongesprek van 20 februari 2020 van haar met de heer [Naam 2] van Defensie overgelegd, alsmede een transcriptie van dat gesprek. Zij heeft ter zake in haar conclusie van repliek het volgende gesteld:”De heer [Naam 2] verklaarde [in dat telefoongesprek] dat hij geen oordeel had over het werk van FAB, positief noch negatief, en voorts dat hij niet bevoegd was een verklaring te verstrekken. FAB heeft daarna telefonisch contact gehad met de persoon van Defensie die daartoe wel bevoegd zou zijn, de heer [Naam 3] Deze heeft verklaard geen verklaring te willen verstrekken, omdat FAB geen opdrachtnemer was van Defensie, maar een onderaannemer. De heer [Naam 3] onthield zich dus ook van een oordeel over het werk van FAB.”

Of er in het bovenstaande geval aangekondigd is dat er opnames gemaakt zouden worden weet ik niet. Bij een aanbesteding over routegebonden vervoer had een gesprek plaatsgevonden tussen (de directeur en projectleider van) Taxibedrijf Witteveen en (in ieder geval) de leden van de beoordelingscommissie namens de gemeenten. Namens Witteveen is een bandopname van dit gesprek gemaakt, zonder dat de overige aanwezigen daarvan op de hoogte waren. Enkele citaten van hetgeen toen namens de gemeenten is gezegd uit het daarvan gemaakte gespreksverslag kwamen in de rechtszaak aan de orde:

“Het is meer ontzorgen van de opdrachtgever. Ja zo moeten we dat dan maar eigenlijk dat zien. Je legt ze op den uur allemaal naast elkaar van goh eigenlijk iedereen heeft gewoon dit niveau en dan ga je kijken van waar verschilt ‘m dat nou in.”

“Ja, het is wel echt een dingetje wat echt naar voren kwam. Maar dat het als een soort van min wordt gezien is in vergelijking ook met wat die anderen daar gedaan hebben.”

Er kan ook zonder opnames best veel misgaan met telefoongesprekken. Toen de gemeente Den Haag aan een aannemer meldde, dat hij gelijk geëindigd was met een andere inschrijver, en dat er geloot zou worden, zei hij : ‘ik hoor het wel’. Hij bedoelde echter niet de uitslag, maar de plaats en het tijdstip van de loting. De rechter vond dit een probleem en er kon opnieuw geloot worden.

Ook het inspreken op een voicemail is niet veilig. Deze inkoper van de NS merkte dat de door hem ingesproken tekst letterlijk in de rechtszaal ter sprake kwam:

“Wat mij nog wel van het hart moet dat ik je mails, dat ik die echt onprettig vindt. Onprettig in de zin van pushen en ze zitten op de rand van het beschuldigen. (…) En dat is niet wat ik in Frankrijk mee heb gemaakt toen wij op bezoek waren. Maar wat ik wel in jouw mails proef, is misschien wel helemaal niet de bedoeling, maar ik wou toch tegen je gezegd hebben, dat je je voordeel er mee kan doen. Want ja op zo’n manier, als dit tenminste ook je bedoeling is, lijkt mij dat geen vruchtbare basis voor wat voor vorm van samenwerking dan ook.”

Pas op met je linkedin-profiel!

De gemeente Rotterdam moet een inschrijving opnieuw beoordelen omdat een concurrent door middel van een linkedin-profiel aantoonde dat de ervaring van de bouwkostendeskundige niet de minimaal gewenste 10 jaar, maar slechts negen jaar en vijf maanden was. Het is al de tweede keer dat linkedin een rol speelt bij een aanbestedingsrechtszaak. In het verleden werden er linkedinprofielen bijgehaald om aan te tonen dat de beoordelaars niet deskundig zouden zijn.

Op 9 december 2019 heeft de Gemeente Rotterdam de aankondiging gedaan voor de Europese openbare aanbestedingsprocedure voor de opdracht ‘Bouwkostendeskundige voor de renovatie van het Museum Boijmans Van Beuningen’. Acht partijen hebben voor de Opdracht ingeschreven, waaronder IGG en de vennootschap Bremen Bouwadvies B.V.

Op 3 maart 2020 heeft IGG bezwaar gemaakt tegen het gunningsvoornemen. IGG heeft zich hierbij op het standpunt gesteld dat Bremen niet aan de functieprofielen voldoet en daaraan ook niet kan voldoen.

Ze stappen naar de rechter en die zegt het volgende:

“IGG heeft zich op het standpunt gesteld dat de relevante werkervaring van [naam persoon 1] ten tijde van de inschrijving op de aanbesteding 9 jaar en vijf maanden bedroeg. Zij heeft in dit verband verwezen naar het LinkedIn-account van [naam persoon 1] . Ter zitting heeft de Gemeente zich beroepen op een cv waaruit zou volgen dat [naam persoon 1] niet in oktober 2010 maar in oktober 2009 bij Bremen zou zijn begonnen. Hierop heeft IGG verwezen naar een cv van [naam persoon 1] uit 2016, waarover zij naar aanleiding van een sollicitatie beschikt. In dat cv staat dat [naam persoon 1] in 2010 is begonnen bij Bremen.”

“Gelet op deze (kennelijke) tegenstrijdigheid in de cv’s en aangezien partijen het er kennelijk over eens dat de ervaring bij Bremen relevante ervaring betreft, heeft de voorzieningenrechter partijen met een beroep op artikel 22 Rv verzocht de cv’s waarop zij zich beroepen in het geding te brengen.”

“Uit de overgelegde cv’s blijkt dat [naam persoon 1] volgens beide cv’s toch in (de voorzieningenrechter begrijpt oktober) 2010 bij Bremen is begonnen, zodat hij niet enkel op grond van zijn ervaring bij Bremen over de vereiste ervaring beschikt. Dit doet vermoeden dat de Gemeente bij haar eerste controle mogelijk is uitgegaan van onjuiste gegevens of dat de controle mogelijk onzorgvuldig is geweest. De nadere toelichting van [naam persoon 2] (zie 2.15) roept in dat opzicht alleen maar meer vragen op. Deze toelichting is kennelijk gegeven nádat naar voren is gekomen van de ervaring van [naam persoon 1] bij Bremen niet voldeed. Daarbij komt dat nu een beroep wordt gedaan op ervaring als calculator, die [naam persoon 1] zou hebben opgedaan in een periode die hij volgens zijn LinkedIn-account en zijn cv uit 2016 werkte als designer respectievelijk ontwerper/bouwkundig tekenaar (en dus, volgens dat oudere cv, niet als calculator) terwijl die specifieke ervaring in het oudere cv niet stond. Dat roept nog meer vragen op.”

“Gelet op het voorgaande acht de voorzieningenrechter nader onderzoek naar de relevante ervaring van [naam persoon 1] noodzakelijk. Het onder gevorderde II. gevorderde (voorlopige) verbod tot definitieve gunning aan Bremen wordt daarom, deels, toegewezen. Voordat nader onderzoek naar de inschrijving van Bremen heeft plaatsgevonden, is geen plaats voor een gebod om de inschrijving van Bremen terzijde te leggen of een gebod om de Opdracht vervolgens aan IGG te gunnen.”

Aanbestedende dienst zoekt game-changer met can-do-mentaliteit

“Ik weet niet wanneer het is misgegaan, waar en waarom, maar ergens op een tweesprong in de geschiedenis van de wereld vond iemand het nodig het woord ‘kwaliteit’ te introduceren op kantoor. Iedereen reageerde stomverbaasd. Want tot die tijd deed iedereen gewoon zijn best om het zo goed mogelijk te doen, of juist niet natuurlijk. In elke geval stond niemand erbij stil dat er iets ‘kwaliteit’ genoemd moest worden.”
Bovenstaande passage komt uit het boekje ‘Uitrollen is het nieuwe doorpakken, de ergste jeukwoorden op kantoor’ van Japke-d.Bouma, een boekje dat ik iedereen kan aanraden.

Het wonder van het aanbesteden

Veel mensen hebben een hekel aan aanbesteden. Ik niet, en ik wil graag in deze column precies uitleggen waarom dat zo is. Toen ik een jaar of 20 was, was ik een veelbelovend tekstschrijver. Zo veelbelovend dat ik geen enkele klant had en dat mijn pogingen om bij reclamebureaus binnen te komen, weinig succes hadden. In die tijd had ik een goede vriend die bij een reclamebureau werkte. Hij wilde me helpen om aan werk te komen en hij had het volgende plan: elke vrijdagmiddag gingen de medewerkers van het bureau waar hij werkte, inclusief de directie, naar café Hathor in Den Haag om daar ongelofelijk dronken te worden. Ik moest daar om ca. zes uur naartoe komen en hij zou me dan aanwijzen met wie ik door moest zakken. Degenen die de touwtjes in handen hadden op dat bureau waren veertigers, die volgens mijn vriend allemaal relatieproblemen hadden. Ze waren uitgekeken op hun vrouw, maar te schijterig om er echt vandoor te gaan. Ze hadden echter een enorme behoefte aan een luisterend oor om hun relatieproblemen aan kwijt te kunnen. Dat werd mijn taak. Ik moest tot diep in de nacht de huilverhalen aanhoren.

De cappuccino-snor en de aanbesteding

Interviews en presentaties rukken op bij aanbestedingen en dat baart mij zorgen. Ineens is de ‘klik’ een gunningscriterium geworden en dat is mij te subjectief. Het is volgens mij onmogelijk om in een tijdsbestek van 45 minuten een goed onderbouwd (zakelijk!) oordeel te vellen over een persoon. Het misverstand hierbij is, dat wij dat privé wel doen en daarom denken we dat het bij bijvoorbeeld aanbestedingen ook zou moeten kunnen. Dat is niet zo.
Een voorbeeld: een vriendin van mijn vrouw is aan het daten en wij fungeren als haar klankbord. Zij vertelde het volgende verhaal. Ze had een leuk emailcontact met een man genaamd Henk en op een zondagmiddag hadden ze afgesproken bij grand cafe Dudok in Den Haag. De man in kwestie, dat had ze op de foto al gezien, had een flinke snor, maar ze wilde daar niet gelijk over oordelen. (Ze zei wel tegen ons: “als in mijn jeugd, in de jaren 80, iemand een snor had, dan was hij of homoseksueel of bij de politie”).