Versie 7 juli 2025
De VdLC-methode is bedacht om de kwaliteit van inschrijvers bij een aanbesteding op een eenvoudige en eerlijke manier te kunnen vergelijken.
De beste vergelijking is die met een assesment bij een sollicitatie. Daarbij test een psychologisch adviesbureau gedurende een dag of dagdeel een kandidaat en na die dag is er een objectief inzicht in zijn of haar intelligentie, taalvaardigheid, ruimtelijk inzicht etc. Dit is wat de VdLC-methode ook beoogt.
De methode heeft drie hoofddoelen:
1 de rol van tekstschrijvers en AI bij het opstellen van de inschrijvingen elimineren
2 het MKB een eerlijke kans bieden
3 de kosten die inschrijvers maken bij aanbestedingen terug dringen
Vooraf
Vraag je eerst af of het bij de betreffende aanbesteding wel nodig is om de kwaliteit te toetsen. Een aanbesteding op laagste prijs kan heel duurzaam en kwalitatief hoogstaand zijn. Dat kan namelijk in de eisen vastgelegd worden.
Stelling 1: de dertig grootste schoonmaakbedrijven in Nederland zijn allemaal even goed. Ze hebben allemaal dezelfde problemen met personeel, ze gebruiken allemaal wel eens een robotstofzuigertje en ze zijn allemaal bereid om met de door de aanbestedende dienst gewenste duurzame schoonmaakmiddelen te werken. Waarom er dan een tekstschrijverswedstrijdje van maken?
Stelling 2: innovatie wordt overschat. In het leerlingenvervoer zijn er de afgelopen 20 jaar twee innovaties geweest: de deuren van de busjes sluiten veiliger en er is een appje voor de ouders om te zien waar het busje zich bevindt. Moeten we daarom al die inschrijvers steeds maar weer vermoeien met vragen over innovatieve oplossingen?
Laagste prijs mag gewoon. Je moet het motiveren maar rechters doen daar niet moeilijk over:
EJEA 18-066 ECLI:NL:RBMNE:2018:1963 Rechtbank Midden-Nederland
Deze keuze van aanbestedingssystematiek van NS Groep rechtvaardigt inderdaad op zichzelf nog niet de keuze voor gunning op basis van laagste prijs indien gunning op basis van beste prijs-kwaliteitsverhouding desondanks doelmatig is. Indien echter juist is dat de markt onvoldoende onderscheidend is om zich bovenop de aldus uitgevraagde kwaliteit nog voldoende te onderscheiden kan dat wel een rechtvaardiging zijn om te kiezen voor het gunningscriterium laagste prijs. Van NS Groep hoeft niet te worden verlangd dat zij extra dienstverlening uitvraagt, waar zij, gelet op de opdracht geen behoefte aan en geen budget voor (over) heeft, teneinde dat onderscheidend vermogen van de markt nog aan te boren.
Keuze rekenmethodiek
De VdLC-methode heeft geen voorkeur voor een rekenmethodiek. Algemeen bekend is wel dat de relatieve rekenmethodiek niet aangeraden wordt bij openbare aanbestedingen. Ook kan de rangorde-paradox vervelende consequenties hebben als bijvoorbeeld de volgorde verandert als de aanbestedende dienst een inschrijver al dan niet gaat uitsluiten wegens een abnormaal lage inschrijving.
Onderdelen van de aanbesteding
Een aanbesteding kan volgens de VdLC-methodiek uit de volgende onderdelen bestaan:
1 De prijs
2 De meetbare gunningscriteria (garantietermijn, leverdatum, aanrijtijden etc)
3 De deskundigheidstoets (het op locatie van de aanbestedende dienst afnemen van een toets die een indicatie moet geven van de deskundigheid van de inschrijver zonder dat zij hulp hebben van tekstschrijvers of AI)
Daarnaast kun je ook nog kiezen voor de volgende mogelijkheden
4 Meten van AI-deskundigheid
Het kan zo zijn dat je bij een aanbesteding juist wilt weten hoe een inschrijver AI gaat gebruiken bij de uitvoering van de opdracht (bijvoorbeeld bij het plannen van een bouwproject of een routeschema bij leerlingenvervoer o.i.d.) Hiervoor kan een aanbestedende dienst een casus bedenken die niet noodzakelijkerwijs op locatie van de aanbestedende dienst uitgewerkt hoeft te worden en die met behulp van AI gedaan mag worden.
5 Demonstratie (proof of concept)
Bij sommige aanbestedingen is het verstandig om leveranciers een demonstratie te laten geven.
6 Heel specifieke onderdelen zoals bijvoorbeeld een smaaktest bij de koffie-aanbesteding
De VdLC-methode gaat niet over de punten 1,2, 4, 5 en 6 maar uitsluitend over punt 3 en is feitelijk bedoeld als een vervanging voor het plan van aanpak of visiedocumenten e.d.
Concepttekst in de aanbestedingsstukken
De volgende tekst kan gebruikt worden om aan te kondigen hoe de aanbesteding zal verlopen:
[Naam aanbestedende dienst] heeft bij deze aanbesteding voor het beoordelen van de kwaliteit gekozen voor een deskundigheidstoets op locatie van de aanbestedende dienst. Wij willen daarmee de kosten die gepaard gaan met het inschrijven op een aanbesteding omlaag brengen en de rol van tekstschrijvers en AI elimineren.
Daarom vragen wij u bij deze aanbesteding niet om uitgebreide plannen van aanpak en visies bij uw inschrijving in te leveren. Wij zullen de deskundigheid van de inschrijvers toetsen door middel van een deskundigheidstoets die afgenomen wordt op de locatie van [Naam aanbestedende dienst].
Dit houdt in dat wij na de indiening van uw inschrijving (OPTIE) personen uitnodigen om namens uw bedrijf gedurende (OPTIE) uur een aantal vragen te beantwoorden. Het is geen interview en voor alle inschrijvers gelden dezelfde voorwaarden. U spreekt met de inkoper/procesbegeleider, u krijgt voldoende tijd om u voor te bereiden op de antwoorden, en de beoordelaars zijn niet fysiek aanwezig. Zij beoordelen uw inschrijving aan de hand van de audio-opnames van uw antwoorden (of een transcriptie daarvan)
U bepaalt zelf welke personen uw bedrijf vertegenwoordigen. Het is niet toegestaan om externe consultants hiervoor in te zitten. Om een indicatie te hebben dat deze personen binding met uw bedrijf hebben verzoeken wij u om een week voor de geplande datum aan te geven welke personen de deskundigheidstoets zullen afleggen en een verklaring van een tekenbevoegde te overleggen dat deze personen al minimaal (OPTIE) jaar in vaste dienst zijn bij uw organisatie. Als u de aanbesteding wint dient u ook aan de hand van een arbeidsovereenkomst te bewijzen dat deze personen in vaste dienst zijn. Indien dat niet zo is leidt dat tot uitsluiting.
De beoordeling van de deskundigheidstoets bepaalt (OPTIE) procent van uw score. De vragen hebben betrekking op de volgende gunningscriteria:
(INVULLEN)
De kluis met uw prijs blijft gesloten tot na de beoordeling van de deskundigheidstoets. Geen van de beoordelaars heeft dus informatie over uw prijs. Als het toch nodig is om de financiële elementen van de inschrijving vooraf te controleren dan zal dat gedaan worden door een collega van de inkoopafdeling die verder op geen enkele wijze bij deze aanbesteding betrokken is.
Graag horen wij van u welke personen u wilt afvaardigen om de deskundigheidstoets te doen, met daarbij een bewijs of verklaring dat deze personen meer dan (OPTIE) jaar in dienst zijn, teruggerekend vanaf de datum dat deze aanbesteding gepubliceerd is. ”
Juridische onderbouwing van de VdLC-methode
Interviews en presentaties zijn al jarenlang een belangrijk onderdeel van aanbestedingen. De belangrijkst uitspraak hierover is van het gerechtshof Den Haag:
ECLI:NL:GHDHA:2015:413 Gerechtshof Den Haag
“Van belang is dat (i) het voor een kandidaat-inschrijver duidelijk is wat van hem wordt verwacht, (ii) de inschrijvingen aan de hand van een zo objectief mogelijk systeem worden beoordeeld, en (iii) de gunningsbeslissing zodanig inzichtelijk wordt gemotiveerd dat het voor de afgewezen inschrijvers mogelijk is om de wijze waarop de beoordeling heeft plaatsgevonden te toetsen.”
“Binnen het kader van deze uitgangspunten acht het hof het houden van een interview niet per definitie onmogelijk. Daarbij kan van de aanbestedende dienst niet worden gevergd dat deze tevoren bekend maakt welke vragen in het interview worden gesteld, omdat dat een strategische beantwoording in de hand zou werken.”
Aangezien de VdLC-methode eigenlijk gewoon een interview is waarbij het gelijkheidsbeginsel geborgd wordt, is het niet waarschijnlijk dat rechters hier een probleem mee zullen hebben.
De praktijk
De vertegenwoordigers van de inschrijvers komen aan en worden ontvangen door de inkoper/procesbegeleider. De bedrijven hoeven niet tegelijkertijd ontvangen te worden maar het verdient aanbeveling om er zo min mogelijk tijd tussen te laten. Meerdere inkopers kunnen overigens best tegelijkertijd meerdere inschrijvers ontvangen.
Keuze:
Op locatie van aanbestedende dienst
Op een neutrale locatie (hotel o.i.d.)
De inkoper heeft een papier met daarop de vragen.
De drie vertegenwoordigers krijgen vervolgens een redelijke tijd om zich voor te bereiden op de antwoorden. Belangrijk is dat er hierbij geen telefoons, laptops of e-horloges gebruikt mogen worden. We willen alle externe ongelijkheid voorkomen.
Feitelijk betekent dit dat de inkoper in dezelfde ruimte blijft als de drie vertegenwoordigers van de inschrijver.
Na bijvoorbeeld een half uur of een uur voorbereiding geeft een van de drie vertegenwoordigers antwoorden op de gestelde vragen. Dit mag ook per vraag iemand anders zijn. Ieder antwoord duurt 1 minuut. Dat lijkt weinig maar in een minuut kun je ongeveer 275 woorden kwijt. Het antwoord op een eenvoudige vraag kan ook een halve minuut duren, en in bepaalde gevallen kun je ook kiezen voor 2 minuten.
Let op: dan wordt het beoordelen ook weer tijdrovender.
Aandachtspunt: zorg voor een timer of een kookwekker.
De inkoper leest de vragen voor en neemt de antwoorden op. Het gaat daarbij om een audio-opname en niet om een video-opname.
Als de inschrijver dat wil mogen ze een herstelmogelijkheid gebruiken. Ze doen dan de hele tekst opnieuw.
Noot: terugluisteren is niet toegestaan. Dan verzand je in discussies. De inschrijver krijgt gewoon een kans om het over te doen en de eerste versie wordt gewist.
Voor de zekerheid: Neem het dubbel op, dus bijvoorbeeld met twee Iphones of een Iphone en een opnameapparaat (ZOOM)
ALTERNATIEVE OPTIE:
Je kunt er ook voor kiezen om de inschrijvers na de voorbereidingstijd de antwoorden zelf te laten typen op een door de aanbestedende dienst geleverde laptop die niet op internet is aangesloten. Nadeel: er komt toch weer een element van schrijfvaardigheid bij kijken.
Inhoudelijk
De drie afgevaardigde personen van de inschrijvers ontvangen een A4-tje met daarop een aantal open vragen. Deze vragen zijn niet van te voren bekend gemaakt.
De aanbestedende dienst heeft hierbij een grote vrijheid. Aanbesteden is maatwerk. Het kernteam weet het beste welke vragen het meest belangrijk zijn voor deze aanbesteding.
Ook het aantal vragen kan per aanbesteding aangepast worden.
Overwegingen:
Hoe minder vragen, hoe minder onderscheid
Te veel vragen kan leiden tot een te lange voorbereidingstijd voor de inschrijvers.
Het is belangrijk dat alleen de vragen gesteld worden waarop de aanbestedende dienst verschillen verwacht en waarop gescoord kan worden.
De overige zaken zijn als het goed is vervat in eisen.
Test het zelf eerst uit: stel vragen op en laat drie collega’s de antwoorden voorbereiden. Schat in wat een realistische voorbereidingstijd is.
Multiple choice vragen
In de eerste versie van de VdLC-methode was een grote rol ingeruimd voor multiple choice vragen om de deskundigheid van de inschrijvers te meten.
Op zich is dat een erg eerlijke methode maar het blijkt in de praktijk behoorlijk ingewikkeld om de juiste vragen te formuleren en een goede weging aan de antwoorden te hangen.
In de cursus die wij hierover geven gaan we daar op in. Als je begint met de VdLC-methode adviseren wij om te beginnen met open vragen (casussen)
Welke personen komen er namens het bedrijf? Hoe houdt de aanbestedende dienst daar controle op?
De VdLC-methode is vooral bedacht om zo zuiver mogelijk de kwaliteit van de inschrijvers te meten, dus zonder hulp van AI, maar ook zonder hulp van ingehuurde consultants.
Bij BVP moest het bedrijf de zogenaamde sleutelfiguren (de mensen die het in de praktijk gaan doen) naar het interview sturen. Dit bleek echter een wassen neus. Niemand kan garanderen dat mensen in dienst blijven of gezond blijven. Ook gingen bedrijven mensen sturen waarvan ze wisten dat ze goed overkwamen terwijl ze al wisten dat die het niet zouden blijven doen.
De VdLC-methode kijkt dus alleen naar het verleden. Hebben de mensen die komen een band met het bedrijf (vaste dienst).
In de eerste versie van de methode schreef ik dat de vertegenwoordigers van het bedrijf minimaal drie jaar in vaste dienst bij het bedrijf moesten zijn en dat het bedrijf dat moest aantonen door bijvoorbeeld arbeidsovereenkomsten.
Inmiddels denk ik daar genuanceerder over.
Iedere aanbesteding is anders, iedere branche is anders. Ik zit ook niet meer vast aan die drie jaar. Ik kan me indenken dat je twee of een jaar jaar voldoende vindt. Ook het aantal mensen dat uitgenodigd wordt hangt af van de aanbesteding.
Soms gaat een aanbesteding over een veelheid van onderwerpen. Het UWV heeft bijvoorbeeld ooit een aanbesteding gedaan voor facilitaire dienstverlening waarbij de volgende percelen opgenomen waren: i) schoonmaak, ii) restauratieve voorzieningen, iii) reststoffenmanagement, iv) groenvoorziening, v) warme en koude drankenvoorziening, vi) beveiligingsdiensten, vii) klein facilitair onderhoud en viii) BHV-middelen. In zo’n geval kunnen drie personen nooit deskundig genoeg zijn om antwoord te geven op vragen over al die onderwerpen.
Hoe controleer je of de vertegenwoordigers van de inschrijver ook echt in vaste dienst zijn?
Je laat een tekenbevoegde van het bedrijf een verklaring indienen waarin hij of zij zegt dat de personen A, B en C al twee of drie jaar in dienst zijn.
Je laat arbeidsovereenkomsten aanleveren (alleen bij de winnaar)
Let op: dit is niet anders dan nu bij een interview of presentatie!
Casussen
De deskundigheidstoets bestaat dus uit een aantal casussen waar de inschrijvers binnen een gelijk tijdsbestek antwoord op moeten geven.
Aandachtspunt: De casussen moeten in relatie staan tot de uitvoering van de opdracht. Het zijn immers gunningscriteria. Dit is niets nieuws. Ook bij een traditionele aanbesteding moest een casus in relatie staan met het voorwerp van de opdracht.
In de cursus werkten wij met de volgende voorbeeldcasus:
Stel u wint de aanbesteding leerlingenvervoer. Na twee jaar komt u erachter dat een van uw meest gewaardeerde chauffeurs, een vrouw van 45 jaar, gefraudeerd heeft met haar verklaring van gedrag. Ze is in haar jeugd namelijk veroordeeld voor winkeldiefstal en de ingeleverde verklaring van gedrag is van haar zus die dezelfde initialen heeft. Natuurlijk stelt u ons hiervan op de hoogte. Welke oplossing(en) stelt u voor?
Instructie voor de inschrijvers (schriftelijk aan ze verstrekken)
Bespreek de casus, bepaal wat u erover wilt zeggen, en wijs iemand aan die zo dadelijk het antwoord op de vraag gaat geven. Let op: u hebt maar een minuut voor het antwoord. Daarin kun je ongeveer drie a vier dingen zeggen. Gebruik uw voorbereidingstijd zo dat u die zaken goed op papier heeft en dat u ze in volgorde van belangrijkheid kunt vertellen. Verspil geen tijd aan beleefdheidsfrasen zoals ‘we zijn blij dat we voor u aan deze casus mogen meedoen’. Vertel gewoon in korte heldere zinnen hoe jullie om zouden gaan met de bovenstaande zaak. Het antwoord wordt opgenomen (audio) en zal door de beoordelingscommissie beoordeeld worden. De aanbestedende dienst heeft zijn best gedaan om een deskundige beoordelingscommissie te selecteren. Desondanks raden wij u aan om uw ideeën zo eenvoudig mogelijk te verwoorden en geen afkortingen of jargon te gebruiken. Let op: wat u zegt in uw antwoorden mag geen gevolgen hebben voor de door u ingediende prijs.
Beoordelingscommissie versus kernteam
Binnen een aanbestedende dienst is er een groep mensen verantwoordelijk voor de aanbesteding. Dat zijn de mensen die uiteindelijk met het resultaat van de aanbesteding te maken krijgen. Deze groep bepaalt hoe en wat er precies aanbesteed gaat worden. In deze groep geldt meestal ook de gewone hiërarchie van een organisatie: de manager heeft meer invloed dan de jongste bediende. Over de samenstelling van deze groep hoeft een aanbestedende dienst geen verantwoording af te leggen. Dat kan anders zijn bij de samenstelling van de beoordelaars.
De inkoper is de procesbegeleider, degene die de aanbestedings en inkoopdeskundigheid inbrengt. Dat is soms best lastig want privé koopt vrijwel iedereen in ‘op gevoel’. Uitleggen dat professioneel inkopen een zo rationeel mogelijk proces moet zijn is niet altijd gemakkelijk.
Net als bij iedere andere aanbesteding hebben we een aantal mensen nodig die de kwaliteit van de inschrijvingen gaan beoordelen. Dat zijn niet altijd dezelfde mensen als in het kernteam zitten. We noemen dat net als nu de beoordelingscommissie.
Waarom zijn het niet altijd dezelfde mensen? Omdat je bij de samenstelling van een beoordelingsteam op een aantal zaken moet letten die je wellicht later in een rechtszaak moet verantwoorden. De twee belangrijkste zijn:
Belangrijk 1
Zorg dat er geen schijn van belangenverstrengeling is (denk aan eerdere functies van beoordelaars)
ECLI:NL:RBAMS:2023:6773
“EPS stelt dat voor medewerker B serieuze risico’s op belangenverstrengeling bestaan, omdat hij op 11 mei 2023, na sluiting van de inschrijftermijn van de aanbesteding op 26 april 2023 en voorafgaand aan de beoordelingsfase, op excursie naar Q-Park in Maastricht is geweest.”
“Ter zitting heeft EPS nog gesteld dat medewerker A onder haar connecties op LinkedIn oud-collega’s van Q-Park en Spark heeft staan. Dit betekent echter niet dat zij met deze personen intensief omgaat. Een connectie op LinkedIn vormt, zoals de Gemeente stelt, geen aanwijzing voor een vriendschappelijke band, nu LinkedIn een netwerk in de zakelijke sfeer is en medewerker A een groot aantal LinkedIn contacten heeft blijkens de door EPS overgelegde stukken.”
Belangrijk 2
Zorg dat de beoordelaars deskundig zijn
ECLI:NL:RBMNE:2018:3581
“Leden van een beoordelingscommissie worden verondersteld deskundig te zijn. Maar een directeur financiën en een adviseur met betrekking tot methodiekontwikkeling zijn niet op het eerst gezicht door hun functie deskundig op het gebied waarop de aanbestedingsprocedure ziet, namelijk de opvang van alleenstaande minderjarige vreemdelingen, ook omdat de prijs al door Nidos vooraf was gefixeerd en het dus alleen om de kwaliteit van de opvang ging.”
“Dat deze personen (de financieel directeur en extern adviseur), zoals Nidos aanvoert, zeer betrokken bij deze opvang zijn, wil nog niet zeggen dat zij daarmee deskundig zijn om de inschrijvingen in deze aanbestedingsprocedure te beoordelen. Méér heeft Nidos niet toegelicht over de deskundigheid. Dat is te weinig.”
“De conclusie is dat alle inschrijvingen helemaal moeten worden herbeoordeeld door een nieuw samen te stellen deskundigencommissie.”
Later komen er nog andere zaken bij die de beoordelaars betreffen:
Belangrijk 3:
De beoordelaars mogen de prijzen niet kennen!
(Het is verstandig als de inkoper/procesbegeleider de prijzen ook niet kent!)
ECLI:NL:RBNHO:2016:734 Rechtbank Noord-Holland
“Met Hedera is de voorzieningenrechter van oordeel dat, indien personen binnen het inkoopteam voorafgaand aan de beoordeling van de kwaliteit op de hoogte waren van de verschillende geoffreerde prijzen en zij zich daardoor mede (kunnen) hebben laten sturen, dit in beginsel een schending kan opleveren van het transparantiebeginsel, in die zin dat de objectiviteit van de beoordeling dan in het geding is en er geen sprake is van een deugdelijk geborgd systeem.”
Belangrijk 4:
Geef van te voren aan dat de beoordelingscommissie van samenstelling kan veranderen:
ECLI:NL:RBOVE:2017:4400 Rechtbank Overijssel
“De stelling van Care dat de wijziging van de beoordelingscommissie in strijd zou zijn met het gelijkheids- en transparantiebeginsel kan de voorzieningenrechter evenmin volgen. Reggesteyn heeft terecht gewezen op het feit dat in een dergelijke wijziging is voorzien en dat alle inschrijvers zich bij inschrijving daarmee akkoord hebben verklaard. Nu een dergelijke wijziging van de commissie vooraf is gecommuniceerd, Care zich hiermee akkoord heeft verklaard en de inhoudelijke beoordeling voor alle inschrijvers hetzelfde is gebleven, valt niet in te zien hoe de uitval van één beoordelaar strijd met enig aanbestedingsrechtelijk beginsel zou moeten opleveren.”
© 2025, VdLC publishers/consultants BV, Den Haag
Postbus 65777 2506 EB Den Haag, tel 06-19175338
vdlc@aanbesteding.nl www.aanbesteding.nl
Aan de inhoud van de bovenstaande tekst kunnen geen rechten worden ontleend. De uitgever aanvaardt geen aansprakelijkheid voortvloeiend uit eventuele onjuistheid of onvolledigheid van de in deze uitgave vermelde informatie.